Automatisierung für Unternehmen
Eingehende E-Mails sortieren und Vorgänge vorbereiten lassen
Im gemeinsamen Postfach liegen Anfragen, Bestellungen, Rückfragen und Anhänge durcheinander. Ich richte einen Ablauf ein, der diese Eingänge zuordnet, benötigte Angaben übernimmt und den nächsten Arbeitsschritt vorbereitet.
Für Teams mit wiederkehrenden Eingängen in einem betrieblichen oder gemeinsamen Postfach.
Persönlich in Neuss, Düsseldorf und Umgebung. Deutschlandweit per Videocall.
Wo heute Zeit verloren geht
- Mails werden mehrfach gelesen und manuell weitergeleitet.
- Angaben aus Anhängen werden in andere Programme kopiert.
- Standardantworten werden immer wieder neu geschrieben.
So kann dein Ablauf aussehen
- 1Eingehende Nachricht erkennen
- 2Anliegen und zuständiges Team zuordnen
- 3Benötigte Angaben und Anhänge verarbeiten
- 4Vorgang oder Antwortentwurf vorbereiten
- 5Ausnahmen und Antworten prüfen
Der genaue Umfang entsteht aus deinen Vorlagen, Programmen und Regeln.
Möglicher Anwendungsfall
Anfragen für den Vertrieb vorbereiten
Eine mögliche Umsetzung erkennt Angebotsanfragen, sammelt die darin enthaltenen Angaben und legt einen Vorgang an. Fehlen Informationen, wird eine Rückfrage als Entwurf vorbereitet. Das Team prüft den Inhalt und entscheidet über den Versand.
Deinen Ablauf im Prozess-Check besprechen →Was wir für den Einstieg brauchen
- Ein abgegrenztes Postfach oder eine definierte Eingangsart
- Beispiele und Regeln für die Zuordnung
- Geklärte Zugriffsrechte für Mail und Zielsystem
- Eine verantwortliche Person für Ausnahmen
E-Mails enthalten fremde Inhalte und können irreführende Anweisungen enthalten. Die Verarbeitung bekommt nur die nötigen Rechte und führt keine beliebigen Anweisungen aus einer Nachricht aus. Verbindliche Antworten und sensible Sonderfälle bleiben in der Freigabe.
Wann sich die Umsetzung lohnt
Wir betrachten Lese-, Such- und Übertragungszeit pro Vorgang sowie das Eingangsvolumen. Entscheidend ist, ob die vorbereiteten Vorgänge tatsächlich weniger Nacharbeit verursachen.
Im Prozess-Check grenzen wir den ersten sinnvollen Schritt ab. Danach erhältst du einen Vorschlag mit Leistungsumfang und Festpreis. Betrieb, Wartung und laufende Fremdkosten werden gesondert benannt.
Heutigen Aufwand mit dem Zeitfresser-Rechner abschätzenDaten, Betrieb und Weiterentwicklung
Vor der Umsetzung klären wir, welche Daten verarbeitet werden, wer darauf zugreifen darf und welche Anbieter beteiligt sind. Du bekommst eine dokumentierte Lösung. Nutzung, Betrieb und Weiterentwicklung werden klar vereinbart; kundenspezifische Entwicklung, Standardmodule und Drittsoftware werden dabei unterschieden.
Häufige Fragen
- Geht es hier um Newsletter?
- Hier geht es um betriebliche Eingänge: Anfragen, Bestellungen, Anhänge und Rückfragen. Für Newsletter-Kampagnen gibt es andere Anforderungen und spezialisierte Werkzeuge.
- Funktioniert das mit Outlook oder Microsoft 365?
- Wir prüfen die vorhandenen Konten, Berechtigungen und verfügbaren Schnittstellen. Je nach Umgebung kommen vorhandene Automatisierungsfunktionen oder eine individuelle Anbindung infrage.
- Kann ich mit einem kleinen Bereich anfangen?
- Ja. Ein bestimmter Nachrichtentyp oder ein einzelnes Postfach ist ein sinnvoller Einstieg. Erst wenn Zuordnung und Prüfung funktionieren, erweitern wir den Umfang.
Zeig mir deinen Ablauf
Ein paar Sätze reichen: Was kommt rein, welche Programme nutzt ihr und wie oft fällt die Aufgabe an? Wir prüfen gemeinsam Machbarkeit, Voraussetzungen und den sinnvollen ersten Umfang. Der Prozess-Check ist kostenlos.