Automatisierung für Unternehmen
PDF-Daten übernehmen, statt sie von Hand abzutippen
Bestellungen, Belege und Berichte kommen als PDF an, gebraucht werden ihre Angaben aber in einer Tabelle oder Fachanwendung. Ich baue einen Ablauf, der die benötigten Daten ausliest, prüfbar macht und an die vereinbarte Stelle übergibt.
Für Unternehmen mit regelmäßig eingehenden Dokumenten und einem klaren Ziel für die enthaltenen Daten.
Persönlich in Neuss, Düsseldorf und Umgebung. Deutschlandweit per Videocall.
Wo heute Zeit verloren geht
- Das Team tippt dieselben Felder aus jedem Dokument ab.
- Zahlen und Positionen müssen zwischen PDF und Tabelle abgeglichen werden.
- Unvollständige oder unleserliche Dokumente verschwinden im normalen Ablauf.
So kann dein Ablauf aussehen
- 1PDF oder Scan entgegennehmen
- 2Dokumenttyp und Felder erkennen
- 3Daten gegen Prüfregeln abgleichen
- 4Unklare Angaben zur Prüfung vorlegen
- 5Bestätigte Daten ins Zielsystem übernehmen
Der genaue Umfang entsteht aus deinen Vorlagen, Programmen und Regeln.
Möglicher Anwendungsfall
Wiederkehrende Bestellungen verarbeiten
Ein möglicher Ablauf: Bestellnummer, Artikel und Mengen werden aus eingehenden PDFs übernommen. Unbekannte Artikel und fehlende Angaben landen in einer Prüfliste. Erst bestätigte Datensätze werden an die Warenwirtschaft weitergegeben. Das Beispiel beschreibt eine mögliche Umsetzung, keine gemessene Kundenreferenz.
Deinen Ablauf im Prozess-Check besprechen →Was wir für den Einstieg brauchen
- Typische Beispieldokumente und schwierige Ausnahmen
- Eine Liste der benötigten Felder und Formate
- Prüfregeln, etwa Pflichtfelder oder Mengenbereiche
- Ein Zielsystem mit geklärter Importmöglichkeit
Scans, wechselnde Layouts und unleserliche Inhalte brauchen unterschiedliche Verfahren. Wir prüfen die Erkennung an deinen Beispielen. Unsichere Werte werden sichtbar gemacht; eine pauschale Fehlerfreiheit lässt sich nicht versprechen.
Wann sich die Umsetzung lohnt
Ein einzelnes PDF lässt sich oft mit vorhandener Software bearbeiten. Der größere Nutzen liegt bei wiederkehrenden Mengen und einer anschließenden Datenübernahme. Erkennung, Nachprüfung und Fehlerkorrektur gehören gemeinsam in die Rechnung.
Im Prozess-Check grenzen wir den ersten sinnvollen Schritt ab. Danach erhältst du einen Vorschlag mit Leistungsumfang und Festpreis. Betrieb, Wartung und laufende Fremdkosten werden gesondert benannt.
Heutigen Aufwand mit dem Zeitfresser-Rechner abschätzenDaten, Betrieb und Weiterentwicklung
Vor der Umsetzung klären wir, welche Daten verarbeitet werden, wer darauf zugreifen darf und welche Anbieter beteiligt sind. Du bekommst eine dokumentierte Lösung. Nutzung, Betrieb und Weiterentwicklung werden klar vereinbart; kundenspezifische Entwicklung, Standardmodule und Drittsoftware werden dabei unterschieden.
Häufige Fragen
- Können auch eingescannte PDFs verarbeitet werden?
- Grundsätzlich kann Texterkennung eingesetzt werden. Die Eignung hängt von Scanqualität, Sprache, Layout und den benötigten Angaben ab und wird mit Beispielen geprüft.
- Was passiert bei falschen oder fehlenden Werten?
- Wir definieren Pflichtfelder und Plausibilitätsprüfungen. Auffällige Dokumente werden zur Bearbeitung markiert und nicht ungeprüft weiterverarbeitet.
- Wo werden die Dokumente verarbeitet?
- Das wird vor Umsetzung festgelegt: beteiligte Anbieter, Speicherorte, Zugriffsrechte und Löschregeln. Eine lokale oder selbst betriebene Lösung prüfen wir, wenn deine Anforderungen das erfordern.
Zeig mir deinen Ablauf
Ein paar Sätze reichen: Was kommt rein, welche Programme nutzt ihr und wie oft fällt die Aufgabe an? Wir prüfen gemeinsam Machbarkeit, Voraussetzungen und den sinnvollen ersten Umfang. Der Prozess-Check ist kostenlos.