Automatisierung für Unternehmen
Wiederkehrende Excel-Arbeit automatisieren
Jede Woche dieselben Exporte laden, Spalten bereinigen, Dateien zusammenführen und den Bericht verschicken. Ich schaue mir diese Schritte an und automatisiere den wiederkehrenden Teil so, dass dein Team die Ergebnisse nachvollziehen kann.
Für Teams, die regelmäßig dieselben Tabellen aufbereiten, Daten abgleichen oder Berichte erstellen.
Persönlich in Neuss, Düsseldorf und Umgebung. Deutschlandweit per Videocall.
Wo heute Zeit verloren geht
- Jeder Bericht beginnt mit denselben manuellen Arbeitsschritten.
- Mehrere Dateiversionen sind gleichzeitig im Umlauf.
- Formeln und Abgleiche hängen vom Wissen einzelner Personen ab.
So kann dein Ablauf aussehen
- 1Quelldaten übernehmen
- 2Formate und Pflichtfelder prüfen
- 3Daten zusammenführen und berechnen
- 4Ergebnis für das Team bereitstellen
- 5Abweichungen nachvollziehen und prüfen
Der genaue Umfang entsteht aus deinen Vorlagen, Programmen und Regeln.
Möglicher Anwendungsfall
Den Monatsbericht vorbereiten
Ein möglicher Ablauf übernimmt Exporte aus zwei Programmen, ordnet Datensätze über eine gemeinsame Kennung zu und erstellt eine einheitliche Auswertung. Fehlende Zuordnungen werden separat angezeigt. Dein Team prüft diese Ausnahmen und arbeitet mit dem freigegebenen Ergebnis.
Deinen Ablauf im Prozess-Check besprechen →Was wir für den Einstieg brauchen
- Die verwendeten Tabellen und Datenquellen
- Eine Beschreibung der wiederkehrenden Arbeitsschritte
- Eindeutige Kennungen und vereinbarte Berechnungsregeln
- Vorgaben für Zugriffe, Aktualisierung und Ausgabe
Manchmal reicht Power Query oder eine gut aufgebaute Vorlage. Bei vielen gleichzeitigen Nutzern, Berechtigungen oder Freigaben kann eine kleine Anwendung sinnvoller sein. Wir entscheiden anhand des Ablaufs und erhalten Excel dort, wo es gut funktioniert.
Wann sich die Umsetzung lohnt
Zur heutigen Bearbeitungszeit gehören auch Korrekturen und die Suche nach der richtigen Version. Dem stehen Einrichtung, Pflege sowie die verbleibende Ergebnisprüfung gegenüber.
Im Prozess-Check grenzen wir den ersten sinnvollen Schritt ab. Danach erhältst du einen Vorschlag mit Leistungsumfang und Festpreis. Betrieb, Wartung und laufende Fremdkosten werden gesondert benannt.
Heutigen Aufwand mit dem Zeitfresser-Rechner abschätzenDaten, Betrieb und Weiterentwicklung
Vor der Umsetzung klären wir, welche Daten verarbeitet werden, wer darauf zugreifen darf und welche Anbieter beteiligt sind. Du bekommst eine dokumentierte Lösung. Nutzung, Betrieb und Weiterentwicklung werden klar vereinbart; kundenspezifische Entwicklung, Standardmodule und Drittsoftware werden dabei unterschieden.
Häufige Fragen
- Muss Excel komplett ersetzt werden?
- Nein. Ein Import oder eine wiederkehrende Auswertung lässt sich häufig innerhalb der vorhandenen Umgebung verbessern. Eine Ablösung besprechen wir nur, wenn Tabellen die Anforderungen nicht mehr sinnvoll abdecken.
- Übernimmst du bestehende Berechnungen?
- Zuerst klären wir, welche Berechnungen fachlich gelten. Mit vereinbarten Beispielen vergleichen wir alte und neue Ergebnisse, bevor der Ablauf produktiv eingesetzt wird.
- Woran erkenne ich, dass sich das lohnt?
- Wenn dieselben Schritte regelmäßig Zeit kosten, lässt sich der Aufwand gut abschätzen. Ein einmaliger kleiner Datenabgleich rechtfertigt oft keine individuelle Entwicklung.
Zeig mir deinen Ablauf
Ein paar Sätze reichen: Was kommt rein, welche Programme nutzt ihr und wie oft fällt die Aufgabe an? Wir prüfen gemeinsam Machbarkeit, Voraussetzungen und den sinnvollen ersten Umfang. Der Prozess-Check ist kostenlos.