Dein Team verbringt jeden Tag Stunden mit Aufgaben, die ein Computer erledigen könnte

Stell dir vor, einer deiner Mitarbeiter sitzt jeden Morgen 45 Minuten und kopiert Daten aus einer Excel-Tabelle in ein anderes System. Dann exportiert er einen Bericht, formatiert ihn händisch und schickt ihn per Mail raus. Jeden Tag. Fünf Mal die Woche.

Das klingt nach einem Einzelfall. Ist es aber nicht. In fast jedem Unternehmen, mit dem ich gesprochen habe, gibt es genau solche Stellen. Niemand redet darüber, weil es irgendwie immer so war. Aber wenn du einmal anfangen würdest, das in Stunden und Euro umzurechnen, wird es sehr schnell sehr konkret.

Was Automatisierung wirklich bedeutet

Automatisierung klingt nach großer IT, nach monatelangem Projekt und sechsstelligem Budget. Das ist der Mythos. Die Realität ist meistens deutlich schöner.

Automatisierung bedeutet: Ein Programm übernimmt eine wiederkehrende Aufgabe, die vorher ein Mensch erledigt hat. Das kann eine einfache Verknüpfung zwischen zwei Programmen sein. Es kann ein Skript sein, das nachts Daten zusammenführt. Oder ein Tool, das eingehende E-Mails erkennt und die richtigen Aktionen ausführt.

Die meisten Automatisierungen, die ich für Kunden baue, sind in wenigen Tagen fertig und zahlen sich innerhalb von Wochen aus.

5 Dinge, die sich fast immer automatisieren lassen

1. Berichte und Auswertungen. Wenn jemand in deinem Team regelmäßig Daten aus verschiedenen Quellen zusammenträgt und daraus eine Übersicht baut, kann das ein Programm übernehmen. Täglich, wöchentlich, auf Knopfdruck.

2. Datentransfer zwischen Systemen. Kundendaten aus dem Shop ins CRM. Bestellungen aus dem Webshop in die Buchhaltung. Anmeldungen aus einem Formular in eine Tabelle. All das muss kein Mensch mehr händisch machen.

3. Benachrichtigungen und Alerts. Statt morgens alle Systeme manuell zu überprüfen, bekommt dein Team automatisch eine Nachricht, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht. Ob per Mail, Slack oder SMS.

4. Dokumente erstellen. Angebote, Rechnungen, Berichte. Wenn die Grundstruktur immer gleich ist und sich nur bestimmte Felder ändern, kann ein Programm das in Sekunden erstellen. Ohne Tippfehler, ohne Copy-Paste.

5. Kundenkommunikation. Bestellbestätigungen, Erinnerungen, Statusupdates. Nachrichten, die sich immer ähneln und trotzdem regelmäßig rausgehen müssen, sind ein klassischer Fall für Automatisierung.

Was kostet das?

Das ist die Frage, die fast jeder als erstes stellt. Und die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an, wie komplex die Aufgabe ist.

Eine einfache Automatisierung, zum Beispiel das automatische Zusammenführen von Daten aus zwei Quellen, kann in ein bis zwei Tagen fertig sein. Das kostet entsprechend wenig. Komplexere Systeme, die mehrere Prozesse miteinander verbinden, dauern länger.

Was ich immer zuerst ausrechne: Wie viele Stunden spart die Automatisierung pro Monat? Bei 40 gesparten Stunden im Monat und einem Stundensatz von 30 Euro bist du bei 1.200 Euro Ersparnis, jeden Monat. Eine Automatisierung, die 2.000 Euro kostet, rechnet sich in weniger als zwei Monaten.

Wo fangen wir an?

Der einfachste Einstieg: Schau dir eine Woche lang an, was in deinem Unternehmen wiederholt passiert. Was macht dein Team immer wieder? Was ist lästig, fehleranfällig oder einfach nur zeitraubend?

Meistens finden wir im ersten Gespräch schon zwei oder drei Stellen, an denen wir ansetzen können. Und oft ist eine davon so offensichtlich, dass wir direkt anfangen können.

Ich bin Freelance Softwareentwickler aus dem Rhein-Kreis Neuss und arbeite mit Unternehmen aus Neuss, Düsseldorf, Korschenbroich und ganz NRW. Ich komme gerne persönlich vorbei.

Fazit

Automatisierung ist kein Luxus für Konzerne. Sie ist das Werkzeug, mit dem kleine und mittelständische Unternehmen mehr aus ihrem Team herausholen, ohne mehr Personal einzustellen.

Jede Stunde, die dein Team mit einer automatisierbaren Aufgabe verbringt, ist eine Stunde, die für echte Arbeit fehlt. Das lässt sich ändern.