Niemand dokumentiert, wie euer Unternehmen funktioniert. Das wird teuer.

Stell dir vor, du fragst morgen früh drei verschiedene Mitarbeiter, wie eine Kundenbestellung bei euch abläuft. Von der Anfrage bis zur Rechnung. Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass du drei identische Antworten bekommst?

In den meisten Unternehmen, die ich hier im Rhein-Kreis Neuss und Umgebung besuche, liegt die Antwort bei: null Prozent. Jeder macht es ein bisschen anders. Jeder hat seinen eigenen Weg. Und keiner davon ist irgendwo aufgeschrieben.

Das unsichtbare Problem

Wenn alles läuft, merkst du davon nichts. Dein Team arbeitet, Kunden werden bedient, Geld kommt rein. Warum also Prozesse dokumentieren? Läuft doch.

Das Problem zeigt sich erst, wenn etwas passiert. Jemand wird krank. Eine neue Kollegin fängt an und braucht drei Monate, bis sie versteht, wie der Laden tickt. Oder ein Kunde beschwert sich, weil derselbe Vorgang je nach Ansprechpartner anders abläuft.

Fehlende Dokumentation ist wie ein unsichtbarer Riss im Fundament. Solange kein Sturm kommt, hält alles. Aber der Sturm kommt immer irgendwann.

Warum macht das kaum jemand?

Weil es keinen Spaß macht. Ehrlich gesagt ist es einer der langweiligsten Jobs überhaupt. Niemand steht morgens auf und denkt: Heute dokumentiere ich mal unseren Rechnungsprozess.

Dazu kommt: Die Leute, die am meisten wissen, haben am wenigsten Zeit. Dein erfahrenster Mitarbeiter, der seit 15 Jahren dabei ist, hat den ganzen Tag zu tun. Der setzt sich nicht hin und schreibt eine Anleitung.

Und dann ist da noch die Angst. Manche Mitarbeiter dokumentieren ungern, weil ihr Wissen ihre Jobsicherheit ist. Das sagt natürlich niemand laut. Aber es passiert.

Was Prozessdokumentation mit Software zu tun hat

Hier wird es spannend. Wenn du Prozesse digitalisieren willst, also zum Beispiel eine Software bauen oder einführen lässt, die euren Arbeitsalltag vereinfacht, dann brauchst du zuerst eins: Klarheit darüber, was ihr eigentlich tut.

Ich erlebe das regelmäßig bei Projekten in Düsseldorf und Umgebung. Ein Unternehmer möchte eine individuelle Software, aber wenn ich frage, wie der aktuelle Prozess genau aussieht, wird es vage. Es gibt drei verschiedene Versionen und keine davon ist dokumentiert.

Das führt dazu, dass die Software am Ende entweder den falschen Prozess abbildet oder so gebaut wird, dass sie nur für eine Person funktioniert. Beides ist teuer.

Wie du anfängst, ohne gleich alles umzukrempeln

Du musst nicht nächste Woche ein 200-seitiges Handbuch schreiben. Fang klein an. Such dir den einen Prozess, der am meisten Kopfschmerzen verursacht. Der, bei dem ständig Fragen auftauchen oder Fehler passieren.

Setz dich mit den zwei oder drei Leuten zusammen, die ihn am besten kennen. Schreibt gemeinsam auf, wie es aktuell läuft. Schritt für Schritt. Kein Fachsprech, keine Perfektion. Einfach aufschreiben, was passiert.

Dann schaut euch das Ergebnis an. Meistens fallen dabei schon Dinge auf, die keinen Sinn ergeben. Schritte, die doppelt gemacht werden. Informationen, die dreimal abgetippt werden. Das allein ist schon Gold wert.

Dokumentation als Grundlage für echte Digitalisierung

Wenn du einmal weißt, wie eure Prozesse wirklich laufen, öffnet das Türen. Du siehst plötzlich, wo Automatisierung sinnvoll wäre. Wo eine einfache Software euch Stunden pro Woche sparen könnte. Wo Schnittstellen fehlen.

Und wenn du dann mit einem Entwickler sprichst, sparst du beiden Seiten enorm viel Zeit. Weil du nicht erklären musst, was du selbst nur halb verstehst. Sondern weil du ein klares Bild mitbringst.

Ich sage meinen Kunden hier in der Region oft: Bevor wir über Software reden, reden wir über eure Abläufe. Das klingt unsexy. Aber es ist der Unterschied zwischen einem Projekt, das funktioniert, und einem, das im Sand verläuft.

Was du diese Woche noch tun kannst

Nimm dir 30 Minuten. Wähle einen Prozess. Schreib ihn auf. Nicht perfekt, einfach ehrlich. Frag den Mitarbeiter, der ihn am häufigsten ausführt, ob das so stimmt.

Wenn du das einmal gemacht hast, passiert etwas Interessantes. Du siehst dein eigenes Unternehmen plötzlich mit anderen Augen. Und du merkst, wie viel Wissen bisher nur in den Köpfen einzelner Menschen existiert hat.

Das aufzuschreiben ist kein Bürokratie-Projekt. Es ist Risikomanagement. Und es ist der erste echte Schritt in Richtung Digitalisierung, der kein Geld kostet.