Du bezahlst für Software, die niemand nutzt.

Mal eine ehrliche Frage: Weißt du, wie viele Software-Abos dein Unternehmen gerade laufen hat? Nicht ungefähr. Genau.

Die meisten Unternehmer, mit denen ich hier in der Region spreche, können das nicht beantworten. In Neuss, Düsseldorf, Korschenbroich, überall das gleiche Bild. Es gibt Lizenzen, die seit Jahren laufen. Tools, die mal jemand eingeführt hat. Accounts, die keiner mehr kennt. Und jeden Monat geht Geld vom Konto ab.

Wie es dazu kommt

Es fängt harmlos an. Ein Mitarbeiter braucht ein Projektmanagement-Tool. Ein anderer will eine bessere Lösung für Zeiterfassung. Die Buchhaltung bekommt ihr eigenes Programm. Irgendwann hat jede Abteilung ihre eigenen Tools.

Keiner hat den Überblick. Es gibt keine zentrale Liste. Niemand prüft, ob die Software noch genutzt wird. Und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, laufen seine Zugänge einfach weiter.

Das ist kein Versagen. Das ist Alltag in fast jedem kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Was das wirklich kostet

Ein einzelnes SaaS-Tool kostet vielleicht 20 Euro im Monat. Klingt nach nichts. Aber wenn du zehn davon hast und fünf davon kaum oder gar nicht genutzt werden, sind das 1.200 Euro im Jahr. Für nichts.

Und das sind nur die direkten Kosten. Dazu kommt die Zeit, die dein Team verschwendet, weil es zwischen drei verschiedenen Tools hin und her springt, die eigentlich das Gleiche können. Oder weil Daten in einem System gepflegt werden, das niemand sonst im Unternehmen liest.

Ich habe bei einem Kunden in NRW mal eine einfache Bestandsaufnahme gemacht. 14 verschiedene kostenpflichtige Tools. Sechs davon hat das Team im letzten halben Jahr nicht ein einziges Mal geöffnet. Das waren über 400 Euro pro Monat.

Der Software-Audit: Einfacher als du denkst

Du brauchst dafür keinen IT-Berater und kein kompliziertes Verfahren. Du brauchst eine Tabelle und eine ehrliche Stunde mit deinem Team.

Schreib jedes Tool auf, das ihr nutzt. Dann stellst du drei Fragen. Erstens: Wer nutzt es? Zweitens: Wie oft? Drittens: Gibt es ein anderes Tool bei uns, das dasselbe kann?

Die Antworten zeigen dir sofort, wo du kündigen kannst. Und wo du vielleicht zwei Tools durch eins ersetzen solltest.

Weniger Tools, mehr Klarheit

Es geht nicht darum, möglichst wenig Software zu haben. Es geht darum, die richtige Software zu haben. Und die dann auch wirklich zu nutzen.

Ein gutes, passendes Tool ersetzt drei halbgare Lösungen. Dein Team muss weniger lernen, weniger wechseln, weniger Daten doppelt pflegen. Das spart nicht nur Geld, sondern auch Nerven.

Manchmal stellt sich bei so einem Audit auch heraus, dass eine individuelle Lösung günstiger wäre als fünf Einzellizenzen zusammen. Nicht immer. Aber öfter als man denkt.

Was du diese Woche tun kannst

Du musst nicht alles auf einmal umkrempeln. Fang klein an.

Mach die Bestandsaufnahme. Kündige die offensichtlichen Leichen. Und dann schau dir an, ob deine verbleibenden Tools wirklich zusammenpassen oder ob du trotzdem noch Lücken und Doppelungen hast.

Falls du dabei merkst, dass deine Software-Landschaft eigentlich ein Flickenteppich ist: Das ist normal. Und es ist lösbar.